1- ENCUADRE LEGAL:
Lo primero que debemos plantear al iniciar un expediente referente a compra
o contratación es el encuadre legal, para ubicar la misma dentro
de alguna de las situaciones que prevé la Ley de Contabilidad.
Conforme la reglamentación vigente la regla general será la
realización de una licitación pública (art. 25º
del Decreto - Ley de Contabilidad Nº 7764/71). No obstante, existen
excepciones las que, en principio, se refieren al monto comprometido, así
tendremos:
- Licitación Privada: hasta $ 400.000 (art. 26º inciso 1º
de la norma de mención).-
- Contratación Directa: hasta $ 40.000 (art. 26º inciso 2º
Ley de Contabilidad).-
A su vez, la excepción podrá utilizarse independientemente
del monto comprometido cuando existan circunstancias particulares que permitan
encuadrar la situación en alguno de los apartados del inciso 3º
del ya citado artículo 26º. Así tratándose de
contrataciones entre organismos del Estado será de aplicación
el apartado "a"; podrá invocarse el apartado "b"
ante el fracaso de una licitación; el "c" en casos de urgencia
o emergencia imprevisible; el "d" para adquirir bienes cuya fabricación
o propiedad sea exclusiva de quienes tengan privilegio para ello o que sólo
posea una determinada persona o entidad y no hubiera sustituto conveniente;
etc. En todos estos casos se deben tener presentes dos cosas: la
primera que el encuadre legal que implican estos apartados constituye una
excepción y por lo tanto no basta únicamente invocar la situación
sino que debe fundamentarse debidamente la misma.
Por ejemplo: supongamos que nuestra dependencia necesita adquirir con carácter
urgente muebles por un importe de $ 45.000 (monto que implica la realización
de una licitación privada). No bastará con que el titular
de la dependencia exprese que lo necesita con suma urgencia y que por ello
encuadre el gasto en el articulo 26º inciso 3º apartado c) de
la Ley de Contabilidad, sino que además deberá explicar
fundadamente las circunstancias que motivan que la compra se realice
en ese carácter ya que, en principio, todos debemos tener previsión
en los gastos. Así podrá decir, que se le ha asignado un mayor
número de personas a cargo y que la dependencia no cuenta con puestos
de trabajo suficiente que permitan que los mismos puedan desempeñar
adecuadamente su función; o bien, que la oficina es de reciente creación
y por ello resulta necesario proceder a su amoblamiento en el menor tiempo
posible y ello no resulta probable de llevarse a cabo la compra bajo la
modalidad de licitación.
La segunda circunstancia a tener en cuenta en este caso, es que todos los
apartados del inciso 3º del artículo 26º requieren que
con posterioridad a la apertura de ofertas y con carácter previo
al dictado del acto administrativo que apruebe la contratación, se
dé intervención a los organismos de control (Asesoría
General de Gobierno, Contaduría General de la Provincia y, si el
gasto excede los $ 400.000, Fiscalía de Estado).
En todos los casos se verificará que la contratación
propiciada se encuentre autorizada por el Subsecretario del Área
a la que pertenezca la dependencia requirente.
2- FORMULARIO DE REQUERIMIENTO:
El detalle del requerimiento o pedido será efectuado por la dependencia
en un formulario "A" o "1". En el cuerpo de dicho formulario
el solicitante expresará con la mayor cantidad de datos posibles
el objeto de compra o contratación.
Siguiendo con el ejemplo de la compra de muebles debe indicar: medidas;
material (madera, chapa, plástico, etc.), comodidad; calidad; etc.
| Item | Cantidad | Detalle | precio unit. | precio total |
| 01 | 10 | Escritorios de 1,50 x 0,70 x 0,60 mts. enchapados en melamina, color roble claro, con dos (2) cajones con cerradura y llave, situados a la derecha. | 150.- | 1500.- |
| 02 | 20 | Sillas tapizadas en tela telar, color a elección, respaldo y altura regulable, con base de cinco ramas. | 100.- | 2000.- |
| Plazo de cumplimiento de contrato: 10 dias. LUGAR DE ENTREGA: Dirección xxxx, sita en el Ministerio de Seguridad, oficina xxx, 1er piso. | ||||
| TOTAL | 3500.- |
Los pedidos se agruparán por rubro comercial, es decir, si es necesario
adquirir muebles y computadoras, los muebles constituirán un expediente
y las computadoras otro.
Tratándose de servicios debe indicarse el plazo contractual el que
no deberá exceder el ejercicio fiscal en curso (31/12).
El formulario de requerimiento será firmado por el titular de la
dependencia que realiza el pedido y será acompañado con una
nota dirigida al Director General de Administración por la que se
señalarán sucintamente los motivos de la contratación
y/o compra y, en su caso, los motivos que fundamentan un trámite
de excepción.
Será necesario que las actuaciones sean caratuladas a través
del Departamento Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo del Ministerio,
no siendo suficientes ni válidos los números internos o notas
sin caratular.
Los pedidos serán efectuados con antelación suficiente.
Téngase presente que al ingresar un expediente con un requerimiento
se procede a imputar presupuestariamente el gasto, confección de
pliegos de bases y condiciones (por medio del cual se pone en conocimiento
del proveedor el requerimiento y la normativa aplicable), invitaciones,
apertura de ofertas, preadjudicación, acto administrativo, emisión
de orden de compra.
Tratándose de una Licitación Pública los pasos a seguir
son: imputar presupuestariamente el gasto, confección de pliegos
de bases y condiciones, intervención de los tres (3) organismos de
la Constitución, acto administrativo que autoriza el llamado, publicaciones
e invitaciones, apertura de ofertas, preadjudicación, nueva intervención
de los tres (3) organismos de la Constitución, acto administrativo,
emisión de orden de compra. Idéntico procedimiento sigue la
Licitación Privada, excepto en lo referente a la intervención
de Fiscalía de Estado.
Resulta conveniente aclarar en el pedido si los elementos son de origen
nacional o si, por el contrario, será necesario importarlos.
Téngase presente también que en algunos supuestos la normativa
vigente prevé la intervención de organismos idóneos
en determinadas materias: Dirección Provincial de Comunicaciones
e Informática (elementos de comunicaciones como teléfonos,
fax, radios, computadoras, software, impresoras, etc.); CITEC (elementos
de cuero) y, en otros casos, si bien no existe obligación legal de
recurrir a ellos resulta conveniente en razón de la materia y puede
ser solicitado por el organismo (por ejemplo en materia de Armamento la
intervención de la Escuela del Ejercito Argentino o del INTI en materia
de vestimenta).
3- CONTRATACIONES INFERIORES A $ 12.000:
El Reglamento de Contrataciones prevé un procedimiento acotado para
el caso de adquisiciones por un monto inferior a $ 12.000. Dicha previsión
se encuentra contemplada en el artículo 80º inciso 3º apartado
b).
Son las mal llamadas "aprobaciones y pago", decimos mal llamadas
porque todo acto administrativo que refiera a la concreción de una
contratación implicará una aprobación de lo actuado
y una orden para que se efectúe el pertinente pago al proveedor.
En realidad la naturaleza del trámite de referencia es el de una
contratación directa, puesto que el artículo 80º es reglamentario
del artículo 26º inciso 2º del Decreto - Ley de Contabilidad.
Es en razón de ello que requiere de ciertas formalidades y recaudos.
La primera cuestión a tener en cuenta es que para utilizar este procedimiento
"especial" debemos contar con la autorización del Señor
Ministro o del Señor Subsecretario Administrativo. Por ello, será
necesario elevar una nota (la que deberá ser caratulada a través
de la Mesa General de Entradas del Ministerio) al Subsecretario Administrativo
indicando cual o cuales son los elementos que se requieren. Dicha nota podrá
ser acompañada por al menos tres (3) presupuestos.
Es necesario que los presupuestos se ajusten a la normativa vigente y que
si se trata de presupuestos emitidos por las empresas en hojas membretadas
de la misma se aclare el nombre y apellido del firmante, su número
de documento, cargo que ocupa en la empresa, si es apoderado deberá
indicarse dicha circunstancia y se indicara domicilio de la firma.
Los presupuestos deberán acompañarse con copia de
la constancia de inscripción ante la AFIP y tratándose de
personas jurídicas se agregarán las actas constitutivas y
de designación de autoridades.
Deberá tenerse especial cuidado en que los presupuestos
correspondan al mismo elemento, a fin de que pueda efectuarse una comparación
de precios. Así, si hemos solicitado papel debemos especificar las
medidas y gramajes, ya que no es lo mismo una resma de papel A4 de 75 grs.
que una de 80 grs. y tampoco es comparable su costo.
La dependencia solicitante confeccionará una planilla comparativa
de precios, en la que se efectuará la comparación por precios
unitarios y por renglón. Dicha planilla será firmada por el
titular de la dependencia requirente.
Una vez que el Subsecretario Administrativo autoriza la realización
de este "procedimiento" las actuaciones serán remitidas
a la Dirección General de Administración, quien ordenará
se realice la "imputación presupuestaria del gasto" por
el mejor precio ofrecido de entre los presupuestos adjuntos. Esto quiere
decir que se verificará la existencia de fondos para atender el gasto
y se "reservará" su importe para oportunamente contar con
ese dinero a los efectos del pago al proveedor.
Hecho esto el expediente es remitido a la Dirección de Compras y
Contrataciones quien, a través de su Departamento Compras y Contrataciones,
verificará que no existan otras compras por los mismos insumos o,
que de existir las mismas, no excedan en su conjunto el importe correspondiente
a una contratación directa ($ 40.000).
Ello así toda vez que la ley supondrá en estos casos que ha
existido un "desdoblamiento" de compras y que con el mismo se
han evadido los procedimientos licitatorios correspondientes. Las consecuencias
de esto serán que los funcionarios que intervengan en dichas contrataciones
serán patrimonialmente responsables de ellas. De resultar
pertinente se procederá a la unificación de los pedidos, tal
como lo ordena el artículo 7º del Reglamento de Contrataciones.
Si la contratación está en condiciones de efectuarse, se
verificará que los precios ofertados sean los corrientes de plaza,
ello a través de la consulta al Sistema de Precios Referenciales
o Testigos de la Contaduría General de la Provincia (artículo
47º del Reglamento de Contrataciones).
El Subsecretario Administrativo autorizará lo actuado mediante el
dictado de un acto administrativo y, en consecuencia, el Departamento Facturaciones
de la Dirección de Compras y Contrataciones, emitirá una Orden
de Provisión que será entregada al proveedor y éste
procederá a la entrega correspondiente.
El proveedor entregará la factura y remito en el Departamento Facturaciones
que se encargará del inicio del trámite de pago.
Tratándose de bienes inventariables (Ej.: máquina de escribir,
muebles, etc.) se procederá a confeccionar las pertinentes planillas
de alta patrimonial y formulario "106", debiéndose dar
intervención al Departamento Patrimonio.
Debe tenerse presente que al firmar el remito y la factura el titular de
la dependencia esta manifestando que el precio ofrecido es el corriente
en plaza y que ha recibido efectivamente la mercadería o prestación
del servicio.
Debe tenerse presente que para que la contratación no fracase es
necesario aclararle a la empresa o proveedor a quien se le solicite un presupuesto
que:
a) la forma de pago del Ministerio es a treinta (30) días
de fecha de presentación de factura.
b) debe proceder a la entrega de la mercadería o prestación
del servicio y luego percibirá su pago.
El procedimiento descripto supra no se aplica a contratos de "tracto
sucesivo", esto quiere decir que no se agotan con una única
entrega o prestación, sino que poseen cumplimientos parciales. Ej:
servicio de limpieza; mantenimiento de máquinas; provisión
de víveres perecederos en dos o mas entregas, suministro de gas licuado
propano.
No debemos olvidar que por tratarse de contrataciones de menor cuantía
el funcionario propiciante está obligado a consultar si existen
firmas inscriptas en el Registro de Pequeñas y Medianas Empresas,
que coticen el rubro en cuestión y en tal caso, deberá canalizarse
la contratación con firmas inscriptas en dicho registro, salvo
imposibilidad material de entrega en tiempo y forma.
La consulta puede efectuarse en la siguiente página web: www.comprebonaerense.gba.gov.ar
4- PRINCIPIO DE PRIORIDAD:
Con la sanción del Decreto Nº 1648/02 y su modificatorio Nº
1009/05: Las jurisdicciones o entidades del sector público provincial
cualquiera sea el procedimiento de contratación -Licitación
Pública, Licitación Privada o Contratación Directa-,
otorgarán preferencia a las empresas productoras y proveedoras de
bienes y servicios radicadas en la provincia de Buenos Aires, cuando los
productos que oferten sean de origen nacional, en los términos de
la reglamentación del Artículo 25 bis de la Ley de Contabilidad.
En los procedimientos privados se priorizará su concurrencia invitando
a proveedores de bienes y servicios radicados en el ámbito de la
Provincia de Buenos Aires. En caso de inexistencia, el funcionario
responsable deberá dejar acreditada dicha circunstancia a través
de los medios que considere convenientes, agregando también certificación
al respecto del Registro de Proveedores y Licitadores de la Contaduría
General de la Provincia.
Se considerará que cumplen el requisito de radicación, las
que tengan domicilio fiscal y el asiento principal de sus actividades o
establecimiento productivo en la provincia de Buenos Aires y la preferencia
otorgada en el párrafo primero, será calificada con hasta
un dos por ciento (2 %). Este beneficio será acumulativo con los
porcentuales establecidos en el segundo y tercer párrafo del Artículo
28 de la Ley de Contabilidad (5% y 10% respectivamente, en el caso de que
el producto o servicio haya alcanzado certificación ISO, IRAM o similar).
Cuando se trate de micro, pequeñas y medianas empresas, así
como en consorcios y otras formas de colaboración integradas por
las mismas, radicadas en el territorio de la provincia de Buenos Aires,
la preferencia otorgada en el párrafo primero, será calificada
con hasta un cinco por ciento (5%). Este beneficio será acumulativo
respecto del establecido en el párrafo anterior y de los establecidos
por el segundo y tercer párrafo del Artículo 28 de la Ley
de Contabilidad
5- "LEGITIMOS ABONOS":
El procedimiento de adquisición o contratación que se efectúe
fuera de los mecanismos previstos en el Decreto - Ley de Contabilidad Nº
7764/71 y su Reglamento de Contrataciones (Decreto Nº 3.300/72 T.O.
por Resolución Nº 952/04 del Contador General de la Provincia)
dará origen a los llamados "legítimos abonos".
Esta figura que no se encuentra prevista en la mentada normativa y no es
otra cosa que el pago ordenado para que no se produzca un enriquecimiento
sin causa de la administración ante la comprobación de que
el particular ha entregado u ofrecido servicios.
Existe una práctica común que consiste en elevar un expediente
con una nota, tres (3) presupuestos y acompañar la factura y remito,
en el entendimiento de que se trata de una "aprobación y pago"
entendida esta como el procedimiento previsto por el artículo 80º
inciso 3º apartado b) del Reglamento de Contrataciones. Pero no es
así, en realidad al iniciar un expediente en estas condiciones no
se está solicitando al Ministro o al Subsecretario Administrativo
la autorización allí requerida sino que, se le está
comunicando que la compra ya se efectuó o el servicio ya se prestó.
Ello implica que con anterioridad al dictado del acto administrativo que
convalide lo actuado por el funcionario de menor jerarquía la autoridad
de aplicación eleve en consulta todo lo obrado a los organismos de
la Constitución (Asesoría General de Gobierno, Contaduría
General de Gobierno y Fiscalía de Estado).
Con la sanción del Decreto Nº 1344/04 la convalidación
de lo actuado debe ser realizada por el Poder Ejecutivo (Gobernador) para
todos aquellos "legítimos abonos" cuya concreción
se hubiere efectuado con posterioridad al 17 de Noviembre del 2004 (los
anteriores a dicha fecha los convalida el Ministro).
Este Decreto establece que además de la responsabilidad patrimonial
que puede derivarse de cualquier procedimiento referido a compras y contrataciones
para el funcionario propiciante de la misma, se prevé la iniciación
de actuaciones sumariales en su contra por incumplir el régimen
establecido en la Ley de Contabilidad.
Actualmente la vigencia del mismo ha sido suspendida hasta el 30/06/05 por
Decreto 305/05.
La consecuencia para el proveedor es que no podrá cobrar por la prestación
realizada a los treinta (30) días de fecha de presentación
de facturas, sino que deberá esperar a que se cumplan las etapas
supra descriptas. Además correrá el riesgo de que si los organismos
estiman que el precio facturado no se corresponde con los corrientes de
plaza se reduzca el importe a pagar o directamente la Administración
no convalide lo actuado con la consiguiente responsabilidad patrimonial
del funcionario que haya dado origen a las actuaciones.
6- COROLARIO:
Resta decir que atento las últimas modificaciones introducidas al
Reglamento de Contrataciones se ha acentuado el control de los Organismos
respecto a los "desdoblamientos" de compras tendientes a evadir
los procesos licitatorios legalmente establecidos.
Determina la reglamentación una presunción de que existe desdoblamiento
si se aprobaran contrataciones de un mismo rubro comercial en un período
de tres (3) meses contados a partir de la última convocatoria para
el mismo fin, obligando a la autoridad que deba aprobar las contrataciones
a realizar en el acto administrativo una declaración jurada.
Por esta razón resultaría conveniente que los requerimientos
se realicen a través de las áreas competentes en cada materia,
las que agruparán los pedidos para evitar superposiciones. Así
por ejemplo si una dependencia necesita comprar cartuchos de tinta o computadoras
o alquilar fotocopiadoras sería aconsejable dar intervención
a la Dirección de Informática, si necesitara teléfonos
o equipos de fax a la Dirección de Comunicaciones; servicio de limpieza
al Departamento Intendencia; refacciones de oficina a la Dirección
de Obras, etc.
Por otra parte resulta pertinente señalar que la Ley de Contabilidad
y el Reglamento de Contrataciones constituyen cuerpos normativos cuya interpretación
no debe realizarse por artículos aislados sino en su conjunto.
En virtud de lo expuesto resulta fundamental que al iniciar un expediente
referido a compras y/o contrataciones se tengan en cuenta los recaudos enumerados
anteriormente y que, en caso de dudas acerca del procedimiento a seguir,
se consulte a la Dirección de Compras y Contrataciones (Departamento
Compras y Contrataciones) a fin de recibir orientación teléfonos:
0221-429-3356 ó internos: 73652 / 73653 / 74075.
Esto permitirá paliar la necesidad adquisitiva de la dependencia
y evitar perjuicios al funcionario y al particular prestatario.